كيفية كتابة بريد الكترونى باحتراف

عند إرسال رسالة ( إيميل - E-MAIL ) إلى مجموعة من الناس يجب وضع عناوينهم أمام كلمة



Bcc


وليس أمام


To


أو أمام


Cc

فبهذه الطريقة تبقى عناوينهم مخفيّة في رسالتك، وبالتالي تتم حماية خصوصياتهم.. أما إذا لم تفعل هذا فإن عناوينهم تكون معرضة لأن يأخذها أناس غرباء عنهم ويقومون بإغراقهم برسائل قد لا يريدونها


من المستحسن دوماً وضع عنوان لرسالتك وذلك حتى يعرف المرسَل إليه أهمية الرسالة فتوفر شيئاً من وقته.. فبناء على العنوان يستطيع أن يقرر إن كان سيقرأ الرسالة الآن أم أنها تحتمل التأخير.. ويُكتب العنوان أمام كلمة


Subject


عدم الالتزام بهذه القاعدة قد يجعل المرسَل إليه يحذفها قبل قراءتها

إذا أردت أن ترسل جواباً على رسالة فاضغط على كلمة


Reply


فبهذه الحالة يذهب الجواب إلى المرسِل الأصلي فقط. أما الضغط على كلمة


Reply All


فيعني أن الجواب سيذهب إلى كل من وصلتهم الرسالة الأصلية



التعبير الإنشائي غير الرسمي ممكن فقط مع الأصدقاء.. أما الذين لا ترتبط بهم بأي علاقة فلا بد أن تأخذ الرسالة صفة الرسمية في أدب الخطاب.. فمثلاً إن كنت تستخدم الحرف


u بدل you

فلا ينبغي استخدام هذا مع أناس لا تعرفهم



يمكن تصنيف من تراسلهم في مجموعات بحيث تستطيع أن تتخير ما ترسله لكل مجموعة حسب علمك بما يستهويها.. فلا داعي لوضع كل الناس في قائمة واحدة.. بل يجب أن يكون لديك قائمة

للأصدقاء، وأخرى لزملاء العمل، وثالثة للأقارب، وهكذا. والتصنيف يوفر عليك كتابة العناوين، فيكفي كتابة اسم المجموعة أمام كلمة


Bcc


ليتم الإرسال إلى كل من فيها


إذا جاءتك رسالة وأعجبتك وأردت إعادة إرسالها اى قائمة اصدقائك فاستخدم


(Forward)


فلا بد من حذف أجزاء منها قبل الضغط على زر الإرسال


(Send)


ومن أهم ما يجب حذفه اسم المرسِل الأصلي وأسماء من أرسل هو إليهم.. إن عدم الالتزام بهذه القاعدة يجعل الرسالة مليئة بمعلومات كثيرة غير مفيدة للمرسَل إليهم، بل وقد تكون ضارة بتعريض خصوصيات الناس إلى النشر.. ويزداد الأمر سوءاً عندما يتكرر إعادة إرسال رسالة مرات ومرات فتجدها مملوءة بمعلومات غير مفيدة تأتي قبل المعلومات المفيدة في الرسالة


إذا لم تستطع حذف الزيادات فاختر النص المطلوب إرساله (بواسطة الماوس)، ثم انسخه من قائمة تحرير


Edit


ثم ابدأ رسالة جديدة والصق فيها النص الذي تريد إرساله صافياً من الزيادات




إذا احتوت الرسالة على ملفات ملحقة ولم تستطع حذف الزيادات فقم بتنزيل الملفات على حاسبك ثم ابدأ رسالة جديدة وقم بإرفاق الملفات من جديد



لا تقم بإرسال أو إعادة إرسال الأخبار العامة التي يسمعها الناس في وسائل الإعلام.. لأن هذا يملأ صناديق بريدهم بغير فائدة


نعم هناك تحليلات قد تأتي في بعض الوسائل التي لا يطلع عليها إلا قلة من الناس، فهذه مناسبة للإرسال




إذا أردت إرسال صورة فالواجب حفظ الصورة بصيغة


jpg


ليكون الملف أصغر ما يمكن. أما الحفظ بصيغة


bmp


فيجعل الملف كبيراً جداً، مما يأخذ وقتاً طويلاً في تحميله، وفي تنزيله، ويحتل مكاناً كبيراً في صندوق البريد